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Digitalisierung als Erfolgsfaktor für ganzheitliche Steuerung in der stationären Altenhilfe

Das Geschäftsmodell der stationären Altenhilfe wurde mit den Gesetzesreformen der letzten Jahre (PSG 2-3, Novellierung d. § 115 SGB XI) grundständig verändert. Die Rahmenbedingungen sind herausfordernder geworden, die regulatorischen Anforderungen an die Träger steigen kontinuierlich. Um in diesem Umfeld weiterhin handlungsfähig zu bleiben, ist es von zentraler Bedeutung, die Steuerungssysteme kontinuierlich anzupassen und auszubauen. Die Digitalisierung der Datenaufbereitungs- und Zulieferprozesse bildet dabei die Grundlage.

- Roman Tillmann, rosenbaum nagy

Aus diesem Grund ist der Ausbau relevanter Steuerungssysteme von maßgeblicher Bedeutung. Wenn Sie in der Lage sind, die relevanten Entwicklungen frühzeitig zu erkennen, können Sie rechtzeitig Maßnahmen zum Gegensteuern identifizieren und umsetzen, um sowohl die Regress- als auch Verlustrisiken vor Eintreten zu minimieren. Im Kontext dieser Anforderungen bezieht sich Steuerung aber nicht mehr auf einen monatlichen Einzel-Report, sondern auf einen ganzheitlichen Steuerungsansatz, in den differenzierte Leistungs-, Personal- und Finanzdaten einfließen.

Oft genug stößt die Umsetzbarkeit dieser Forderung jedoch auf strukturelle Hindernisse: Bestehende Prozesse und Datenflüsse lassen die benötigte Informationsgewinnung in den bestehenden Strukturen nicht zu oder sind nur mit erheblichem zusätzlichen Aufwand verbunden. Durch die Digitalisierung von Einzelprozessen und Abläufen im Unternehmen können diese Hindernisse überwunden und damit die notwendige Unternehmessteuerung sichergestellt werden und Sie als Träger Ihre Handlungsfähigkeit bewahren.

Für die Steuerung der stationären Altenhilfe sind drei Kernbereiche von zentraler Bedeutung: Personal-, Leistungskennzahlen- und Finanzergebnissteuerung.

Informationen für diese drei Steuerungsbereiche werden in den verschiedenen Vorsystemen als Rohdaten generiert. Auf der untersten Aggregationsebene werden diese Rohdaten in klassischen Auswertungen zur Verfügung gestellt (Ebene 3). Die Erkenntnisse aus der Ebene 3 können dann zu Einzelkennzahlen verdichtet werden. Die Einzelkennzahlen der Ebene 2 lassen sich dann wiederum zu Spitzenkennzahlen hochverdichten. Das Ziel ist es, auf der Ebene 1 nur noch eine überschaubare Anzahl von Spitzenkennzahlen abzubilden, mit Hilfe derer der Geschäftsbetrieb gesteuert werden kann. Kernbestandteil der vorgestellten Steuerungssystematik ist die Möglichkeit, Entwicklungen oder Abweichungen von Ebene 1 bis auf die unterste Ebene der Rohdaten herunter nachverfolgen zu können (Drill-Down-Funktion). Für diese Drill-Down-Funktion sowie die aufwandsarme und gleichzeitig umfassende Informationszusammenstellung ist die Digitalisierung der Vorprozesse entscheidend.

Die Prüfung der Vorsysteme und bestehender Steuerungsstrukturen ist von zentraler Bedeutung, deshalb hat die rosenbaum nagy unternehmensberatung hierfür den Quick-Check "Digitaler Reifegrad und Steuerungssysteme" entwickelt, der die bestehenden Strukturen der zentralen Bereiche der betrieblichen Datengewinnung und -verarbeitung systematisch prüft und somit die Grundlage für die Bestimmung des digitalen Reifegrades sowie der Voraussetzungen der Steuerung bietet. Primäres Ziel ist hier die Datenqualität, den Nutzungsgrad sowie die Konnektivität der Systeme zu bewerten.

Nach Umsetzung der Digitalisierung wichtiger Zulieferprozesse lassen sich aus den geschaffenen Strukturen automatisiert aussagekräftige Kennzahlen ableiten. Das Bilden von Kennzahlen dient dabei der Verdichtung von Informationen und somit dem verbesserten Informationszugang. Im Verständnis der rnu Steuerungssystematik dient die Ebene 2 der Aufbereitung der Datengrundlage: Unterschiedliche Vorsysteme werden zusammengeführt, um kohärente Daten zu generieren. Ausgehend von der Struktur und den Anforderungen der Einrichtungen müssen auf dieser Ebene relevante Kennzahlen definiert werden.

Eine vollstationäre Pflegeeinrichtung kann mit 10 bis maximal 15 Spitzenkennzahlen umfassend gesteuert werden (Ebene 1). Eine erfolgreiche Steuerung mit Spitzenkennzahlen zeichnet sich dabei durch drei Erfolgsfaktoren aus:

  1. Fundierte Auswahl und Bestimmung der Kennzahlen
  2. Systemunterstützte Drill-Down-Funktion
  3. Visualisierung der Kennzahlen

Der zentrale Erfolgsfaktor für eine gelingende Kennzahlensteuerung ist die fundierte Auswahl und Bestimmung. Dabei ist eine Spitzenkennzahl eine Aggregation mehrerer Einzelkennzahlen.

Wie sieht also die Vision eines auf Steuerungsebene erfolgreich digitalisierten Sozialunternehmens aus? Erfolgreich digitalisierte Sozialunternehmen durchbrechen den Teufelskreis aus immer komplexeren Rahmenbedingungen und unzureichenden Steuerungssystemen. Die Voraussetzungen für eine umfassende Unternehmenssteuerung werden systematisch geschaffen, damit die zuvor beschriebene Analysetiefe aus dem Spitzenkennzahlen-Cockpit heraus sichergestellt werden kann. Damit können nicht nur Entscheidungen fundierter getroffen werden, sondern es findet eine grundsätzliche Veränderung statt: Als Träger müssen Sie nicht länger immer nur auf Veränderungen reagieren, sondern Sie können proaktiv agieren, weil die steuerungsrelevanten Informationen vorliegen. Dabei ist der Transformationsprozess hin zu einem digitalisiertem Sozialunternehmen keinesfalls zu unterschätzen und wird vielerorts ein beschwerlicher Veränderungsprozess sein. Der vorgestellte Ansatz bietet in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, den Weg hin zum steuerungstechnisch digitalisierten Sozialunternehmen mit Hilfe von konkreten Maßnahmen und fundierten Bewertungen der aktuellen Situation vorzuzeichnen. Es wird zukünftig zur Sicherung der eigenen Steuerungskompetenz und damit verbunden auch zur Wahrung von Ergebniszielen von zentraler Bedeutung sein diesen Weg zu kennen und systematisch zu beschreiten.

Roman Tillmann (Diplom-Kaufmann, Geschäftsführender Partner bei der rosenbaum nagy unternehmensberatung GmbH), E-Mail: tillmann@rosenbaum-nagy.de, Telefon 0221 – 5 77 77 50

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