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KI-Pilot beim Kreis Borken: 20 Prozent weniger Aufwand bei Anträgen auf Hilfe zur Pflege

Der Kreis Borken hat gemeinsam mit dem Start-up deepset ein dreimonatiges Pilotprojekt zur KI-gestützten Bearbeitung von Anträgen auf Hilfe zur Pflege abgeschlossen. Die Ergebnisse zeigen messbare Zeitersparnis bei gleichzeitig hoher Akzeptanz der Sachbearbeitung. Die Lösung soll nun in den Echtbetrieb übergehen.

Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen: Bei der Abschlussveranstaltung in Berlin tauschten sich (v.li.) Dr. Jasper Schwenzow (deepset), Andre Funke (Kreis Borken), Dr. Anna Gründler (deepset) und Simon Beckmann (Kreis Borken) mit den weiteren Beteiligten aus. Foto: Kreis Borken

Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) unter Leitung von Karsten Wildberger (CDU) hatte Anfang März bundesweit 20 Pilotprojekte gestartet, um den Einsatz von „Agentic AI“ in der öffentlichen Verwaltung zu erproben. Der Kreis Borken war eine von 19 beteiligten Kommunen und kooperierte mit dem Berliner Start-up deepset. Laut Pressemitteilung des Kreises Borken war das erklärte Ziel, den Bearbeitungsaufwand für Anträge auf Hilfe zur Pflege zu senken – Vorgänge, die häufig 100 Seiten und mehr an Anhängen umfassen.

Funktionsweise des KI-Assistenten

Das eingesetzte System übernahm mehrere Aufgaben im Vorprüfungsprozess: Prüfung der Anträge auf Vollständigkeit, Analyse der eingereichten Unterlagen, Aufbereitung der Finanzdaten für die Vermögensprüfung sowie Vorschläge für behördliche Entscheidungen. Als technische Basis diente das Framework Haystack, das die einzelnen Komponenten des KI-Assistenten laut Kreis Borken wie ein Baukasten miteinander verband.

Messbare Entlastung

Nach Angaben des Kreises Borken erreichte das System in den ausgewählten Arbeitsschritten eine Zeitersparnis von 35 Prozent. Bezogen auf den Gesamtprozess bei Anträgen für Hilfe zur Pflege entspricht das rund 20 Prozent Einsparung. Stefan Heinze, Teamleiter im Fachbereich Soziales des Kreises Borken, verweist auf steigende Fallzahlen bei der Hilfe zur Pflege und die angespannte Personalsituation, denen die KI-Lösung entgegenwirken könne. Simon Beckmann vom Fachdienst Organisation, Digitalisierung und IT sieht in der Pilotphase sowohl einen Erkenntnisgewinn als auch einen Beleg für das Potenzial der Technologie. Die Lösung soll nun in den Echtbetrieb überführt und auf weitere Aufgabenbereiche ausgeweitet werden.

Bundesweite Ergebnisse des Agentic AI Hub

Der „Agentic AI Hub“ ist laut BMDS als Schnittstelle zwischen Verwaltung und KI-Start-ups konzipiert, in der bürokratische Prozesse in technische Prototypen übersetzt und pilotiert werden sollen. Für das Programm hatten sich rund 600 Interessierte beworben – mehr als 400 Start-ups und knapp 200 Kommunen. Ausgewählt wurden 20 Pilotprojekte mit neun Start-ups.

Die Auswertung der Projektphase zeigt laut BMDS:

  • 95 Prozent der beteiligten Kommunen bewerteten die KI-Lösung mit hoher Gesamtzufriedenheit.
  • 65 Prozent der Piloten konnten die Lösung in weniger als vier Wochen einführen.
  • 62 Prozent der Kommunen ordnen KI vorrangig als „Entlastungs-Tool“ und Schutz vor Überlastung ein.
  • In 15 von 18 evaluierbaren Fällen gaben die Sachbearbeitenden an, sich im Umgang mit der Lösung sicher zu fühlen.

Bundesdigitalminister Wildberger sieht in den Ergebnissen laut Pressemitteilung eine Bestätigung des eingeschlagenen Kurses und verweist auf messbare Verbesserungen der Verwaltungsarbeit bereits nach kurzer Zeit. Der vollständige Abschlussbericht des Agentic AI Hub soll zeitnah veröffentlicht werden.

Weitere Informationen zum Projekt und zum Agentic AI Hub finden sich auf den Seiten des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung sowie des Kreises Borken.

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