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10 wichtige Tipps zum Schutz personenbezogener Daten in Ihrer Pflegeeinrichtung

Über Ihr Qualitätsmanagement können Sie das Thema “Datenschutz” in Ihrer Pflegeeinrichtung nachhaltig in den Alltag integrieren. Damit schützen Sie Ihre Pflegeeinrichtung, Ihre Pflegemitarbeiter und vor allem Ihre Pflegekunden vor Verstößen gegen den Datenschutz und den unlauteren Wettbewerb.

- Werner Heinen

Tipp 1:

Alle Pflegemitarbeiter haben bei der Einstellung die Verpflichtung zum Datengeheimnis nach § 5 des BDSG zu unterzeichnen. Eine Ausfertigung legen sie in die Personalakte.

Tipp 2:

Kontrollieren Sie  Ihre Pflegefachkräfte im Umgang mit personenbezogenen Daten bei ihren Erstgesprächen (Beratungsgesprächen und Datenaufnahme) mit Klienten und/oder Angehörigen und bei ihren Pflegevisiten. Besprechen Sie Ihre positiven wie negativen Feststellungen mit Ihren Mitarbeitern und sensibilisieren Sie dieses Thema, ggf. mit einem Maßnahmeplan.

Tipp 3:

Schulen oder lassen Sie Ihre Pflegemitarbeiter mindestens einmal im Jahr zum Thema Datengeheimnis schulen. Teilnehmerlisten sind hierbei wichtig. Geben Sie jedem Mitarbeiter eine Teilnahmebescheinigung.

Tipp 4:

Sollten Sie interne Audits durchführen, so integrieren sie das Thema Datenschutz, so ersparen sie sich ein separates durchzuführen.

Wenn Sie keine interne Audits durchführen, so planen sie einmal im Jahr einen Datenschutz-Check durch Ihren internen Datenschutzbeauftragten oder einem externen Datenschutzbeauftragten. Fotografieren Sie erkannte Missstände bei personenbezogenen Daten, diese können bei Schulungen gut eingesetzt werden, um ihre Mitarbeiter zu sensibilisieren.

Tipp 5:

Halten Sie regelmäßig den Kontakt zu Ihrem Datenschutzbeauftragten (intern oder extern), dies kann auch telefonisch geschehen. Wenn Sie jedoch etwas in der automatischen  Datenverarbeitung an Veränderung planen, kontaktieren Sie Ihren Datenschutzbeauftragten umgehend und natürlich vor der Umsetzungsphase.

Tipp 6:

Wenn Sie bei potenziellen Pflegeklienten Vertrauen gewinnen wollen, so integrieren Sie Aussagen zu Ihrem Datenschutz ggf. können Sie hier auch Ihr Verfahrensverzeichnis abbilden.

Lassen Sie die Internetseiten von Ihrem Datenschutzbeauftragten auf gesetzliche Vorschriften überprüfen. Hier können sie sich möglichen Ärger mit der Aufsichtsbehörde oder Ihrem Wettbewerbern ersparen.

Tipp 7:

Das Thema "Foto, Bild, Video und Werbung" sollten sie ebenfalls gut regeln, indem Sie mit den jeweiligen Beteiligten eine spezielle "Einwilligungserklärung" schrifltich einholen. Dabei ist zu beachten, sei es der Pflegekunde, die Pflegemitarbeiter oder Ihre Pflegeführungskräfte in allen Arten von Fotos und Videos und deren Veröffentlichung z. B. zu Werbezwecken, dass die Einwilligung nur zweckgebunden und nur für ein Ereignis Gültigkeit hat. Beispiele: "Tag der offenen Tür", "Neue Pflegemitarbeiter auf der Internetseite", "Geburtstagsfeier eines Pflegekunden erscheint in der Presse oder im Internet".

Tipp 8:

Legen Sie die Zugriffsrechte auf die Mitarbeiterdaten inklusive der Personalakten durch die Stellenbeschreibung und/oder dem Arbeitsvertrag fest und teilen Sie diese Ihrem gesamten Pflegepersonal, Sozialarbeiter, Büroangestellten, Hauswart u. a. in einer Versammlung und/oder durch das Schwarzes Brett mit. Beachten Sie dabei das in der Regel nur direkte Vorgesetzte und Mitarbeiter der Personalabteilung diese Zugriffsrechte erhalten.

Tipp 9:

Weisen Sie Ihre Pflegefachkräfte die das Bereitschaftstelefon oder auch das Telefon im Büro nutzen bzw. übernehmen, darauf hin, über welche Themen sie wem gegenüber Auskunft geben dürfen und wem nicht. Hier greift der § 5 BDSG Datengeheimnis genauso wie beim persönlichen Gespräch oder bei schriftlichen  Auskünften. Vor allem sind die Gesundheitsdaten aus der Patientenakte telefonisch in jedem Fall nicht mitzuteilen.

Tipp 10:

Bei Nutzung von Sozial Media (soziale Medien) wie z. B. Facebook, Twitter u. a. sollten sie sich vorher von ihrem Datenschutzbeauftragten beraten lassen, damit ihnen keine Verstöße gegen den Datenschutz unterlaufen können.

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