Stabiler Dienstplan: Skill-Mix statt Personalschlüssel

Frau Bäcker, der Dienstplan ist Dreh- und Angelpunkt für eine verlässliche Arbeitsorganisation. Die unterschiedlichen Qualifikationsniveaus zu berücksichtigen, ist dabei eine besondere Herausforderung für eine PeBeM-konforme Dienstplanung. Wie geht man das richtig an?

Jennifer Bäcker: Mit der neuen Personalbemessung werden die unterschiedliche Qualifikationsniveaus refinanziert. Die Herausforderung besteht deshalb nicht mehr darin, eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitenden einzuplanen, sondern die verfügbaren Kompetenzen bedarfsgerecht einzusetzen und die Aufgaben qualifikationsgerecht zu verteilen. Der Fokus verschiebt sich von der reinen Kopfzahl hin zu einem ausgewogenen Qualifikations- und Skill-Mix.

Um diesen Qualifikationsmix zielgerichtet abzuleiten, beginnen wir nicht beim Dienstplan selbst, sondern zunächst mit der Analyse und Definition des tatsächlichen Leistungsgeschehens. Darauf aufbauend betrachten wir die Tagesablaufstruktur, analysieren bewohnerbezogene und bewohnerferne Tätigkeiten und identifizieren verschiebbare Aufgaben. Anschließend wird definiert, welche Qualifikationen zu welchen Tageszeiten benötigt werden und welcher Qualifikationsmix erforderlich ist. Erst daraus werden Dienstzeiten und Besetzungsstärken abgeleitet und mit den refinanzierten Stellen beziehungsweise Personalschlüsseln abgeglichen. So entsteht eine bedarfsorientierte und PeBeM-konforme Dienstplanung.

Wo entstehen durch die veränderte Personalstruktur neue Reibungspunkte, die man vorher nicht auf dem Radar hatte?

Bäcker: Reibung entsteht vor allem dort, wo Rollen und Zuständigkeiten neu definiert werden müssen. Pflegefachkräfte übernehmen verstärkt steuernde, koordinierende und vorbehaltene Aufgaben, während Assistenz- und Hilfskräfte stärker in die direkte Versorgung eingebunden werden. Das kann Unsicherheiten bei Delegation, Verantwortlichkeiten und der täglichen Zusammenarbeit auslösen. Transparente Rollenbeschreibungen, ein tragfähiges Delegationskonzept (BEEP) und regelmäßige Kommunikation sind deshalb wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung.

Herr Khritchenko, welche Strategien und Methoden haben sich zur effizienten Dienstplanung bewährt?

Artjom Khritchenko: Bewährt hat sich insbesondere eine belegungsabhängige nettobasierte Personalsteuerung als wichtigstes Steuerungsinstrument in der Altenhilfe. Dabei wird der Personaleinsatz an der tatsächlichen Belegung, den refinanzierten Personalressourcen und den real verfügbaren Arbeitsstunden ausgerichtet. So entsteht eine belastbare Planungsgrundlage, die sowohl der Refinanzierung als auch dem tatsächlichen Bedarf der Bewohnerinnen und Bewohner entspricht.

Ebenso wichtig sind ausreichend große Planungseinheiten, bedarfsgerechte Schichtmodelle sowie die frühzeitige Berücksichtigung planbarer Abwesenheiten, beispielsweise durch eine strukturierte Urlaubsplanung. Ergänzend braucht es ein wirksames Ausfallmanagement, um sowohl kurzfristige als auch längerfristige Personalausfälle verlässlich zu kompensieren.

Einrichtungen, die diese Instrumente konsequent nutzen, schaffen die Voraussetzungen für verlässliche Dienstpläne und eine stabile Personaleinsatzplanung.

Das BMG lehnt derzeit eine weitere Anhebung der Personalanhaltswerte ab und begründet das mit fehlenden Kapazitäten von Assistenz- und Fachkräften am Arbeitsmarkt. Viele Einrichtungen sind dadurch verunsichert und fragen sich, wie es mit der Personalbemessung weitergehen wird. Wie ist Ihre Einschätzung dazu?

Bäcker: Die Verunsicherung ist nachvollziehbar. Gleichzeitig bleibt die fachliche Richtung der Personalbemessung bestehen: Vorhandene Personalressourcen müssen so organisiert werden, dass sie den Bedarf der Bewohnerinnen und Bewohner möglichst wirksam abdecken. Entscheidend ist daher weniger die Diskussion um zusätzliche Prozentpunkte, sondern die Frage, wie Einrichtungen ihre Prozesse, Aufgabenverteilung und Tagesorganisation an den verfügbaren Kompetenzen ausrichten. Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels wird eine kompetenzorientierte Personalsteuerung zunehmend zum Erfolgsfaktor.

Am 22. Oktober geben Sie beide ein Seminar zum Thema „Dienstplanung im Einklang mit der neuen Personalbemessung nach § 113c SGB XI“ bei uns, im Rahmen der Vincentz Akademie. Was können die Teilnehmer:innen in diesem Online-Seminar erwarten?

Khritchenko: Die Teilnehmenden erhalten einen praxisnahen roten Faden für die PeBeM-konforme Dienstplanung. Wir ordnen die aktuellen Entwicklungen ein, zeigen sinnvolle Startpunkte für die eigene Einrichtung und verbinden gesetzliche Anforderungen mit konkreter Dienst- und Arbeitszeitgestaltung. Im Mittelpunkt stehen aktuelle Entwicklungen, Praxiserfahrungen sowie konkrete Lösungsansätze für eine wirtschaftliche Dienstplanung nach § 113c SGB XI. Ziel ist es, Orientierung zu geben und die nächsten Schritte für die Praxis greifbar zu machen.

Jennifer Bäcker und Artjom Khritchenko sind Berater:in bei rosenbaum nagy unternehmensberatung GmbH in Köln.

Interview: Susanne El-Nawab

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