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Personal: Dienstplanung als Controllinginstrument der Geschäftsführung
Viele Geschäftsführungen steuern Personal und Belegung über Kennzahlen, die aus der Gegenwart stammen und übersehen dabei, was der Dienstplan über die Zukunft verrät. Im Interview erklärt Rechtsanwalt Peter Sausen, wie Controlling und Pflegedienstleitung endlich dieselbe Sprache sprechen.
Herr Sausen, was ist der häufigste Denkfehler von Geschäftsführungen beim Dienstplan?
Sie schauen zu sehr auf gegenwartsbezogene Kennzahlen, obwohl der Dienstplan vor allem die Zukunft abbilden soll. Er ist im Kern der operative Vorläufer der Personalkostenrechnung. Ein Beispiel: Eine Einrichtung mit 90 Betten, von denen 80 belegt sind, hat rechnerisch zwei Vollzeitkräfte Unterdeckung bei den Fachkräften. Prompt heißt es: keine Aufnahmen, keine Neueinstellung, erst recht keine Hilfskräfte. Dabei sagt die VK-Zahl allein noch nichts darüber, ob es ein Stellen-, ein Ausfall-, ein Dienstplan-, ein Qualifikations- oder ein Flexibilitätsproblem gibt. Nicht Kennzahlen versorgen Bewohnende, sondern Hände am Bett.
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Welche Kennzahlen kommen bisher zu kurz?
Zentral ist die Flexibilität der Arbeitszeitkonten, also das Volumen an Plus- und Minusstunden, nicht nur der aktuelle Saldo. Entscheidend ist außerdem, welche Mitarbeitenden im nächsten Zeitraum tatsächlich verfügbar sind, nicht wer auf der Payroll steht. Ein Fall aus der letzten Woche: Der Controller lehnt Einstellungen ab, in der Dienstplanung zeigt sich aber, dass eine Kollegin bald in den Mutterschutz geht. Wenn wir warten, bis sie aus der Entgeltzahlung fällt, ist es für die passgenaue Nachbesetzung zu spät.
Gilt das auch für die Belegungssteuerung?
Ja, und zwar sehr direkt. Pflegekräfte verweisen bei rechnerischer personeller Unterdeckung schnell darauf, dass damit eine Neuaufnahme nicht möglich sei, um Überlastungen zu vermeiden. Hierauf aufbauend trifft die Geschäftsführung die Entscheidung, die Belegung nicht zu erhöhen. Dabei ändert sich das Besetzungsprofil oft gar nicht bei einer Belegung, die um zwei bis drei Bewohnende schwankt. Entscheidend ist die marginale Betrachtung: Welche zusätzliche Belastung erzeugt genau dieser eine Bewohner? Insgesamt gilt, freie Betten sind nicht automatisch belegbare Betten. Eine personelle (rechnerische) Überdeckung von 1,4 VK nutzt für die Belegungssteigerung nichts, wenn diese Kräfte für die konkrete Dienstplanung nicht verfügbar sind.
Sie haben mit „Plan Prisma Pflege“ ein System entwickelt, das auch Pflegesatzverhandlungen unterstützen soll. Wie funktioniert das konkret?
Die Unterstützung beginnt bei der strategischen Positionierung. Muss ich die Grenzwerte nach § 113c SGB XI wirklich ausreizen? Mehr Personal bedeutet höhere Eigenanteile, aber nicht automatisch bessere Qualität. Träger können die Verhandlung so vorbereiten, dass sie bei gesteigerten Wirtschaftlichkeit ohne Eigenanteilserhöhung auskommen. Das erfolgt insbesondere über eine Belegungssteuerung nach Pflegegraden, die zum verfügbaren Personalmix passt. Aufgrund des unterschiedlichen Qualifikationsmix je Pflegegrad ist die beliebte Kennzahl „durchschnittlicher Pflegegrad“ in Zeiten der PeBeM nach § 113c SGB XI kaum noch von Wert.
Beim Altenheim Management Kongress machen Sie einen Workshop im Open-Space-Format zu diesem Thema. Was können die Teilnehmer:innen dort erwarten?
Wir zeigen an Beispielen, wie Controlling und der aus dem Dienstplan abgeleitete Forecast zusammenspielen. Der Unterschied ist grundsätzlich, ein gutes Zusammenspiel ist das Ziel. Finanzcontrolling darf nicht nur die Vergangenheit erklären und stur anhand von Zahlen die Planung abbilden. Der Dienstplan zeigt schon die Gegenwart und einen operativen Teil der Zukunft. Ein Beispiel aus unserer Beratungspraxis: Eine Einrichtung meldete 92 fehlende Dienste für den Septemberdienstplan. Entsprechend fiel die Anforderung von Leasingseinsatz gegenüber der Geschäftsführung aus. Da das Controlling vorher mit Blick auf Überstundenstände und Resturlaube deren Abbau ausgegeben hatte, wurden die Möglichkeiten einer Steuerung über eine smarte Dienstplanung zuerst nicht genutzt. Die Vorgaben schienen auf Basis der vorhandenen Zahlen logisch. Nach Analyse der Planungsmöglichkeiten und vorhandener flexibler Kapazitäten konnte erreicht werden, dass der Leasingbedarf um 70 Prozent gesenkt wurde, bei gleichzeitigem Abbau von Überstunden und Resturlauben. Ergebnis eines guten Zusammenspiels von Controlling und Dienstplanung.
Welche Rolle sollte die Geschäftsführung dabei übernehmen?
Es ist viel gewonnen, wenn wechselseitig Verständnis für die wenigen wirklich relevanten Kennzahlen entsteht. Dashboards liefern Unmengen an Zahlen, benötigt werden davon nur wenige. Ich empfehle der Geschäftsführung, sich Leasinganforderungen mit dem jeweiligen Dienstplanentwurf monatlich vorlegen zu lassen, samt Kennzahlen zu Arbeitszeitkonten, freien Tagen und Belegung. Die Kennzahl „freie Tage im Schnitt“ taucht in kaum einem Dashboard auf, ist aber zentral, ebenso die Anzahl an Dienstplanänderungen im laufenden Dienstplan. Eine hohe Anzahl deutet auf strukturelle Probleme in der Einrichtung hin. Wenn die Bereich Pflege, Personal und Controlling dieselbe Datenlogik nutzen, wird der Dienstplan zur gemeinsamen operativen Wahrheit.
Interview: Susanne El-Nawab
Peter Sausen ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht, Arbeitszeitberater und Dienstplangestalter, Inhaber der Kanzlei SAUSEN Rechtsanwälte, Köln
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