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MD Niedersachsen kündigt sich nur noch per Mail an

Der Medizinische Dienst Niedersachsen kündigt Qualitätsprüfungen in Pflegeeinrichtungen künftig ausschließlich per E-Mail an. Telefonische Vorankündigungen entfallen. Auch Fax-Anmeldungen werden eingestellt. Das geht aus einem aktuellen Schreiben des MD an alle Pflegeeinrichtungen im Land hervor, das der Redaktion vorliegt.

16.12.2025

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Nach Angaben des Medizinischen Dienstes gilt eine erfolgreich versendete E-Mail rechtlich als ordnungsgemäße Prüfankündigung. (Symbolbild) AbobeStock/rogerphoto

Nach Angaben des Medizinischen Dienstes gilt eine erfolgreich versendete E-Mail rechtlich als ordnungsgemäße Prüfankündigung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach § 114a Absatz 1 SGB XI sowie den Qualitätsprüfungsrichtlinien. Der Versand erfolgt automatisiert über das System des MD. Zeitpunkt und Zieladresse der E-Mail sind dort jederzeit nachvollziehbar. Damit sieht der MD seine Nachweispflicht erfüllt, auch wenn eine Einrichtung die Nachricht intern nicht zur Kenntnis nimmt.

Pflegeeinrichtungen tragen die Verantwortung dafür, dass beim MD eine korrekte und funktionsfähige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Der MD empfiehlt ausdrücklich funktionsbezogene Sammeladressen, etwa info@…, pflege@… oder verwaltung@…. Personalisierte E-Mail-Adressen einzelner Mitarbeitender gelten als problematisch, weil Abwesenheiten oder Zuständigkeitswechsel dazu führen können, dass Prüfankündigungen nicht rechtzeitig gelesen werden.

Geht eine Ankündigung zwar korrekt zu, wird intern aber übersehen oder nicht bearbeitet, hat das keine aufschiebende Wirkung. Die Qualitätsprüfung findet dann wie geplant statt und wird nicht abgebrochen.

Änderungen der hinterlegten E-Mail-Adresse müssen die Einrichtungen selbst aktiv melden. Dies erfolgt über das Auftragsmanagement Qualitätsprüfung unter Angabe der IK-Nummer. Ansprechpartner bleibt der MD Niedersachsen, erreichbar über die zentrale Adresse QP-Pflege@md-niedersachsen.de.

Der MD fordert die Einrichtungen zudem auf, intern sicherzustellen, dass alle verantwortlichen Mitarbeitenden über das neue Verfahren informiert sind. Ab sofort ist die E-Mail der einzige Kommunikationsweg für Prüfankündigungen.