Wirtschaftlichkeit: Diese Aspekte sollten Sie im Blick haben

Nachdem in der Vergangenheit die betriebswirtschaftliche Lösung aller Probleme in der Vergabe der Reinigung an externe Dienstleister gesehen wurde, kommen immer mehr Einrichtungen zu dem Schluss, dass es besser ist, die Reinigungsleistungen wieder in Eigenregie zu übernehmen. Zum einen hat sich oft herausgestellt, dass die Fremdvergabe bei Betrachtung wirklich aller anfallenden Kosten am Ende doch teurer ist als geplant. Häufig werden leider die Kosten außer Acht gelassen, die auch bei Fremdvergabe immer noch in der Einrichtung anfallen. Hierzu zählen die Kosten für Tätigkeiten wie z. B. Verhandlungen mit dem Dienstleister, Bearbeitung von Reklamationen, außerplanmäßiger Reinigungsaufwand, der nicht durch den Vertrag abgedeckt ist. Zum anderen werden häufig die mangelnde Flexibilität in der Leistungserbringung und die steigenden Reklamationsraten von Seiten der eigenen Mitarbeiter, den Angehörigen und den Bewohnern bzw. Gästen beklagt.

Trotz der Rückkehr der Reinigung in das eigene Leistungsportfolio bleibt dieser Bereich in vielen Einrichtungen im Vergleich zum Verpflegungs- und Wäschemanagement häufig etwas „unterbelichtet“ – gerade was die wirtschaftlichen Aspekte angeht. Hier soll deutlich gemacht werden, dass bei einer wirtschaftlichen Betrachtung weit mehr Aspekte eine Rolle spielen als die Kostenstruktur. Auch wenn dies natürlich ein wichtiger Faktor bleibt, lohnt es sich, die anderen Kriterien wie Leistungsumfang, Arbeitsabläufe, Arbeitstechniken, Zufriedenheit der Mitarbeiter und Bewohner und auch den Bereich der Nachhaltigkeit näher anzuschauen, die wechselseitige Beeinflussung zu verstehen und den Einfluss auf die wirtschaftliche Entwicklung einer Einrichtung zu analysieren.

Personalkosten als größter Posten

Die Personalkosten stellen gerade in der Reinigung den weitaus größten Posten dar – aus diesem Grund ist es wichtig, genau hier den Überblick zu haben. Aber nicht nur die Kosten sind hier von Bedeutung, sondern auch die tatsächlich zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden für den Bereich Reinigung. Auf der Grundlage dieser produktiven Arbeitsstunden kann dann der Stundensatz für die produktive Arbeitsstunde ermittelt werden. Ist bekannt, wie viel Zeit für eine Reinigungsleistung – wie z. B. ein Bewohnerzimmer oder die gesamte Verkehrsfläche in einer Einrichtung – benötigt wird, können mit Hilfe des produktiven Stundensatzes die Personalkosten für diese einzelnen Leistungen ermittelt werden.

Eine Standardberechnung der Kosten pro produktiver Arbeitsstunde zeigt die obige Tabelle. Daraus wird ersichtlich, dass von einer tariflich vereinbarten Arbeitszeit mit 7,7 Std./Tag am Ende 5,6 Std./Tag für die Leistungserbringung übrig bleiben. In wissenschaftlichen Studien konnte nachgewiesen werden, dass eine kürzere tägliche Arbeitszeit zu einer höheren Produktivität führt. Dies ist ein Grund dafür, dass derzeit immer häufiger über Arbeitszeitmodelle mit einer täglichen Arbeitszeit von sechs Stunden diskutiert wird. Bei der Berechnung der produktiven Arbeitszeit sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

Bezahlte Feiertage: Die Anzahl der Feiertage ist je nach Bundesland und Jahr unterschiedlich. So gibt es in Hessen 2020 zehn gesetzliche Feiertage, in Sachsen hingegen 13 Tage.

Urlaub: Die Anzahl der Urlaubstage kann z. B. aufgrund der Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder aufgrund des Alters der Mitarbeiter unterschiedlich sein.

Bildungsurlaub: Zwar gibt es kein bundeseinheitliches Gesetz zum Recht auf Bildungsurlaub, aber auf Länderebene ist einiges geregelt. Somit hat grundsätzlich jeder Arbeitnehmer das Recht auf Bildungsurlaub, die Einrichtung muss ihnen also bezahlten Urlaub geben, der nicht auf ihre normalen Urlaubstage angerechnet wird. Die Arbeitnehmer haben je nach Bundesland einen Anspruch auf fünf Tage Bildungsurlaub pro Kalenderjahr oder auf zehn Tage pro zwei Kalenderjahre. Letzteres ermöglicht Weiterbildungen, die länger als eine Woche dauern. In der Regel machen aber nicht alle Arbeitnehmer diesen Anspruch geltend.

Krankheitstage: Das Statistische Bundesamt hat für das Jahr 2018 einen durchschnittlichen Krankenstand von 10,6 Tagen ermittelt. Aber auch hier gibt es erhebliche Unterschiede z. B. bezogen auf die Branche oder das Alter der Mitarbeiter.

Sonstige Fehltage: Hierzu zähen Freistellungen für die eigene Hochzeit oder Beerdigungen von engsten Familienangehörigen. Eine Freistellung kann auch für die Betreuung erkrankter Kinder erfolgen, sofern dies nicht anders im Arbeitsvertrag geregelt ist.

Unproduktive Arbeitszeit: In der Arbeitswissenschaft wird davon ausgegangen, dass es gerade bei „Normalarbeitsverhältnissen“ – also einer Arbeitszeit von 38,5 bzw. 40 Stunden pro Woche nicht möglich ist, eine hundertprozentige Arbeitsproduktivität zu erreichen. Hoch motivierte Mitarbeiter erreichen einen maximalen Wert von 85 Prozent. Unproduktivität entsteht durch schlechte Kommunikation und Arbeitsorganisation, aber auch durch körperlich wie geistig stark belastende Arbeitsaufgaben. Auch individuelle Gegebenheiten der Mitarbeiter können zu einer Senkung der Produktivität führen.

Da die Spannbreite der Fehltage in dieser Standardberechnung sehr breit ist, ist es sinnvoll, eine eigene individualisierte Tabelle zu nutzen. Der Vorteil ist, dass auch gleich die gesamten Personalkosten pro Mitarbeiter eingefügt werden können und somit ein einrichtungseigener Stundensatz ermittelt werden kann. Auch in dieser Berechnung sind noch viele Unwägbarkeiten beinhaltet – so kann z. B. die Anzahl der Krankentage nur aufgrund von Vergangenheitswerten geschätzt werden.

Leistungsumfang: Auch Sonderaufgaben listen

Für die Ermittlung des Leistungsumfanges ist ein Raumverzeichnis, das sowohl Angaben über Anzahl der Quadratmeter, Art der Bodenbeläge, Reinigungsintervalle und den zugrunde gelegten Richtwert für die Reinigungszeit pro qm beinhaltet, unabdingbar. Hinzukommt ggf. eine Auflistung von Sonderaufgaben, wie Grundreinigungen beim Wechsel von Bewohnern, Reinigung von Stuhlpolstern, Gardinenpflege u. ä. Auf dieser Grundlage kann ermittelt werden, wie hoch die Anzahl der benötigten produktiven Arbeitsstunden ist. Im besten Fall stimmen die zur Verfügung stehenden produktiven Arbeitsstunden mit den benötigten produktiven Arbeitsstunden überein. Benötigt werden in dem unten dargestellten Beispiel rund 4 200 Stunden pro Jahr. Auf dieser Basis kann auch ermittelt werden, wie hoch die Kosten pro Reinigungsstunde sind. Dieser Stundensatz ist sehr hilfreich bei der Bewertung von Veränderungsprozessen.

Arbeitsabläufe als wichtige Indikatoren

Neben den Kosten- und Leistungsberechnungen sind die in den Leistungs- und Qualitätsstandards beschriebenen Arbeitsabläufe wichtige Indikatoren für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit. Je genauer und verständlicher hier aufgezeigt wird, wie die Leistung Schritt für Schritt zu erbringen ist, welches Ergebnis erwartet wird und welche durchschnittliche Zeit dafür vorgesehen ist, umso reibungsloser und produktiver kann die Arbeit erfolgen. Bei der Beschreibung der Arbeitsabläufe bzw. der Standards kann auch in der Reinigung sehr gut mit Bildern gearbeitet werden. Gute Arbeitsabläufe und klare Standards wirken sich in jedem Fall positiv auf die Wirtschaftlichkeit aus. Mit der im Vorfeld aufgezeigten Analyse der Kosten und der Ermittlung der produktiven Arbeitsstunden steht das Handwerkszeug zur Verfügung, um Veränderungen zu beziffern, die zu einer Zeitersparnis führen.

Wenn es z. B. möglich ist, durch Veränderungen im zeitlichen Ablauf der Reinigung durch andere Techniken und Methoden pro Mitarbeiter und Arbeitstag 30 Minuten Zeit einzusparen, ergibt sich folgende Rechnung: 15 Minuten Zeiteinsparung an 200 produktiven Arbeitstagen = 50 Std. /Jahr = 1 350 Euro Kostenreduzierung pro Jahr. Bei acht Mitarbeitenden ergibt dies ein Einsparpotenzial von 10 800 Euro pro Jahr.

So kann wirkungsvoll aufgezeigt werden, warum eine Veränderung in den Abläufen sinnvoll ist und ggf. auch die Motivation der Mitarbeiter für die Umsetzung der Veränderung erhöht werden.

Reinigungsmethoden überdenken und optimieren

Veränderungen im Bereich der Reinigung können sich auch durch die Einführung von neuen Reinigungsmethoden ergeben. Als Beispiel sei hierfür die Einführung der Trockenreinigung der Fußböden, also der staubbindenden Reinigung dienen. Bereits 2013 beauftragte das Klinikum Freiburg das externe Forschungs- und Prüfinstitut für Facility Management (FIGR), die Prozessabläufe in der Reinigung zu untersuchen. Ergebnis dieser Untersuchung war u. a., dass das staubbindende Trockenwischen, bei dem lose aufsitzender Schmutz wie Haare, Staub, Flusen oder Krümel von Hartbodenbelägen wie PVC, Fliesen, Linoleum oder Parkett mit einem trockenen Wischbezug bzw. Vlies aufgenommen wird, die Reinigungsleistung optimiert. Zuvor hatte bereits das Institut für Umweltmedizinschutz und Krankenhaushygiene (IUK) festgestellt, dass die staubbindende Reinigung – ergänzt um eine Nassreinigung bei Bedarf bei anhaftenden Schmutz – zu einer deutlicheren Keimreduktion führt als alleiniges Nassreinigen.

Vor der Einführung einer neuen Reinigungsmethode muss eine Kostenanalyse erfolgen, in der geklärt wird, wie hoch die notwendigen Investitionen sind. In dem Beispiel der Einführung der staubbindenden Reinigung ist so zu prüfen, ob beispielsweise die Reinigungswagen umrüstbar sind und ob es Wischbezüge für die Trockenreinigung gibt, die zum eingesetzten Reinigungssystem passen und/oder, ob eine Halterung für die Einwegvliesrolle und das dafür notwendige Reinigungssystem angebracht werden können. Ist dies nicht der Fall, sollte geschaut werden, wie hoch die Anschaffungskosten für neue Reinigungswagen und das für die Staubbindende Reinigung notwendige Equipment sind. Auf der anderen Seite muss analysiert werden, welche Einsparungen bzw. Qualitätssteigerungen in der Leistungserbringung oder Entlastungen für die Mitarbeitende dem entgegenstehen.

Die Kombination der beiden Reinigungsmethoden setzt voraus, dass die Mitarbeiter situativ selbst entscheiden können, welche Methode anzuwenden ist. Dafür sollten diese kontinuierlich so gut geschult werden, dass sie wissen, welche Vorgaben und Hygieneregeln in den unterschiedlichen Abteilungen bestehen und welche Arbeitsschritte zur Einhaltung dieser Vorgaben erfolgen müssen. Nur auf dieser Grundlage kann die Entscheidungsfreiheit der Mitarbeitenden positiv für alle Beteiligten umgesetzt werden. Viele der Vorteile, die eine sinnvolle Kombination beider Verfahren ergeben, haben wieder einen direkten Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit.

Bei der Betrachtung der Kostenvorteile müssen natürlich die Investitionskosten für Anschaffungen und die Kosten für Lern- und Einarbeitungszeiten der Mitarbeiter mitbedacht werden.

Vorteile der Trockenreinigung für die Mitarbeiter:

• Die körperliche Belastung der Mitarbeiter ist bei der Trockenreinigung deutlich geringer. Hierdurch kann eine Reduzierung der Krankentage erreicht werden.
• Die Eigenverantwortung für die Mitarbeiter steigt, da sie selbst situativ entscheiden können, welches Reinigungsverfahren sie einsetzen. Ihnen muss von Seiten der Führungskräfte das Vertrauen entgegengebracht werden, zu jeder Zeit die richtige Entscheidung zu treffen. Das steigert das Selbstwertgefühl und wirkt sich in der Regel positiv auf die Motivation aus. Dies führt letztendlich auch zu einem insgesamt besseren Arbeitsklima und macht die Einrichtung interessant für neue Mitarbeiter – ein wichtiger Pluspunkt in Bezug auf den Fachkräftemangel.
• Die staubbindende Reinigung erfordert unbedingt ein ergebnisorientiertes Arbeiten. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter regelmäßig in Bezug auf die Bodenaufbereitung bzw. -pflege und die benötigten Hygiene- bzw. Reinigungskenntnisse geschult werden müssen.

Vorteile für die Bewohner:

• Durch die Zeitersparnis bei der Bodenreinigung können die Mitarbeiter ein größeres Augenmerk auf z. B. Türgriffe, Telefone, Nachtschränke und andere Oberflächen legen. Hierdurch werden die Qualität und der Hygienestatus der Reinigung für die Bewohner deutlich erhöht.
• Bei der Reinigung wird kein Staub aufgewirbelt, dadurch sinkt die Keimbelastung für die Bewohner und die Mitarbeiter.

Auch im Bereich der hauswirtschaftlichen Dienstleistungen ist es erforderlich, immer wieder neue technische Möglichkeiten auf ihren Nutzen für die eigene Einrichtung hin zu prüfen und zu bewerten. Wir leben in einer Welt, die sich ständig verändert und das gilt auch für alle Arbeitsbereiche.

Doch die Einführung von einer neuen Reinigungsmethode oder die Veränderung von Arbeitsabläufen haben auch ihre Kehrseite. Wie bei jedem Veränderungsprozess müssen nicht nur neue Techniken erlernt und vor allem alte verlernt werden, sondern es sind in der Regel auch neue Verhaltensweisen erforderlich. Gerade bei dem Beispiel der Einführung der staubbindenden Reinigung muss zudem das Vorurteil aus dem Weg geräumt werden, dass trockenes Reinigen doch nicht sauber und hygienisch ist. Hier müssen die Mitarbeiter fachlich gut geschult und von den Führungskräften gut angeleitet und unterstützt werden. Es bedarf einer Führungskultur, die konstruktiv mit dem in Veränderungsprozessen auftretenden Widerstand umgeht und Führungskräften, die mit gutem Beispiel voranschreiten.

> Autorin: Dr. Gabriele Mönicke, Wirtschaftswissenschaftlerin, Coaching, Beratung, Training, Kassel. Kontakt: kontakt@
gabrielemoenicke.de

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