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Registrierung bei der DAS ab dem 15. Juli um 12 Uhr möglich

Das sollten Einrichtungen wissen

09.07.2019
Nach der Registrierung im Webportal wählt die Einrichtung in Folge ihren verbindlichen Stichtag aus. Im Rahmen dieses Vorgangs sieht sie unmittelbar, welche Termine noch frei sind. Foto: Adobe Stock/sebra

Nach der Registrierung im Webportal wählt die Einrichtung in Folge ihren verbindlichen Stichtag aus. Im Rahmen dieses Vorgangs sieht sie unmittelbar, welche Termine noch frei sind. Foto: Adobe Stock/sebra

Während die Abstimmung zwischen dem Qualitätsausschuss Pflege bezüglich des Datenschutzkonzeptes mit dem Bundesdatenschutzbeauftragten noch läuft, ist das Vorgehen in Bezug auf die Registrierung für die Anwender eindeutig. Unser Autor Michael Wipp erläutert, was Einrichtungen unbedingt beachten müssen.~~

Stichtagsauswahl

Nach der Registrierung im Webportal wählt die Einrichtung in Folge ihren verbindlichen Stichtag aus. Im Rahmen dieses Vorgangs sieht sie unmittelbar, welche Termine noch frei sind. Es wird der rein rechnerische Folgetag sechs Monate später, aber auch unter Berücksichtigung bundeslandspezifischer Feiertags- und Wochenendverschiebungen der tatsächliche Stichtag, unmittelbar auch gleich für die Folgejahre angezeigt. Festgelegt sein muss der Stichtag bis zum 30.September 2019. Ist die Stichtagsauswahl im Webportal erfolgt, ist der Button zur Auswahl nicht mehr sichtbar. Bezüglich der einrichtungsinternen Auswahl des Stichtages wird zuvor in den Kalender geschaut, welcher passende Stichtag ausgewählt werden soll. Wenn beispielsweise der 30.Juni ausgewählt wird, resultiert daraus der 30.Dezember als zweiter Stichtag pro Kalenderjahr. Der erste "zählende" Stichtag nach dem 30.Juni 2020 ist dann also der 30.Dezember 2020. Hat eine Einrichtung den 1.Juli ausgewählt, dann ist deren erster "zählender" Stichtag der 1.Juli 2020. Jede Einrichtung wird zwangsläufig irgendwann im zweiten Halbjahr 2020 ihren ersten Stichtag haben. Im Rahmen des abgeänderten Verfahrens zur Stichtagsauswahl im Gegensatz zu MuG, Anlage 1, § 5 (4) dürfen alle Monate zur Auswahl herangezogen werden.

Rechte- und Rollenkonzept

Zu den nachfolgend genannten Rollen sind unterschiedliche Rechte in Form einer Matrix vergeben. Die Einrichtung muss entscheiden, wer intern welche Rolle einnimmt. Dabei kann eine Person auch mehrere Rollen übernehmen und auch mehrere Mitarbeiter pro Rolle angemeldet werden. Lediglich die Rolle der "Vertretungsberechtigten Person" muss schriftlich nach Aufforderung im Rahmen des Registrierungsanschreibens durch die DAS ihre diesbezügliche Eigenerklärung/Auswahl an die DAS bestätigen.

  • Administrator: verwaltet Rechte, legt Rechte und Bewohnerdaten an, gibt Pseudonyme ein. Bei wiederkehrenden Bewohnern gilt es, deren bisherige Bewohnernummer zu verwenden.
  • Vertretungsberechtigte Person: nur sie kann letztlich die Freigabe von Daten erteilen, bestätigt die Vollständigkeit der Daten (= Summe aus einbezogenen und ausgeschlossenen Bewohnern) und beispielsweise den Feedbackbericht herunterladen.
  • Pflegerische Leitung: ist die PDL und hat mit der Vertretungsberechtigten Person annähernd die gleichen Rechte.
  • Mitarbeiter: führt die Dateneingabe gem. den Inhalten aus den MuG, Anlage 3 durch.

Nach Anmeldung der Rollen/Mitarbeiter gilt es mit einem Link, der an das genannte Emailpostfach der Einrichtung geht, die Anmeldung abzuschließen.
Die Vertretungsberechtigte Person wird vermutlich häufig die Einrichtungsleitung sein. Diese Funktion kann aber auch für mehrere Einrichtungen zuständig sein, muss dann aber zusätzliche E-Mail-Adressen/unterschiedlichen Benutzernamen verwenden.

Webportal

Unbenommen von den langfristig verschiedenen Möglichkeiten der Erfassung ist die über das Webportal die aufwändigste, weil lediglich die Bewohnerstammdaten bei den Folgeerhebungen wieder zur Verfügung gestellt werden. Eine entsprechende Basis mit Uploadfunktion für die Softwareanbieter wird erst ab dem Spätjahr und nach deren Programmierung voraussichtlich erst im späteren ersten Halbjahr 2020 zur Verfügung stehen. Zu überlegen ist es folglich, wenn sich jemand die Eingabe über das Webportal ersparen will,  mit der ersten verpflichtenden Meldung von Daten, die bis zum 30.Juni 2020 möglich ist, gegebenenfalls zu warten. Letztlich bedeutet es aber, dass für die meisten Einrichtungen die erste Meldung voraussichtlich aus den genannten Zeitgründen definitiv über das Webportal erfolgen muss. Dort kann auch immer der aktuelle, im Folgenden beschriebene  Bearbeitungsstatus verfolgt werden.

Unterschiedlicher Bearbeitungsstatus

Die Datensätze der Bewohner können einen unterschiedlichen Bearbeitungsstatus haben. Dieser wird sich voraussichtlich folgendermaßen darstellen: Der Status "In Bearbeitung" bedeutet, dass der Bewohner-Stammdatensatz durch den Administrator angelegt und eventuell auch schon Bewohnerdaten gespeichert wurden. Tritt die Fehlermeldung "geprüft – nicht plausibel" auf, muss das eine interne Überprüfung der erfolgten Dateneingabe nach sich ziehen. Es wurden noch nicht alle Fehlermeldungen abgearbeitet, also sind noch nicht alle Fehler korrigiert worden. Nur Datensätze mit der Meldung "Geprüft – plausibel" können freigegeben werden. Sie können durch die Rolle "Einrichtungsleitung/vertretungsberechtigte Person" in den Status "Freigegeben" versetzt werden und durch die Datenauswertungsstelle zur Auswertung herangezogen werden.
Der Status zu den einzelnen Daten kann jederzeit bearbeitet werden bis zum Ende der 14-Tages-Frist (= Ergebniserfassungszeitraum); nicht während des ersten Auswertungszeitraumes durch die DAS. Im darauffolgenden Korrekturzeitraum stehen nochmals alle Daten zur Bearbeitung wieder zur Verfügung. Von dem Erhebungszeitraum über den Ergebniserfassungszeitraum, den Kommentierungszeitraum bis hin zur Meldung der Verfügbarkeit des Feedbackberichtes als Download werden jeweils Erinnerungs-Emails an die genannte Emailadresse, voraussichtlich der vertretungsberechtigten Person, erfolgen. Die Dateneingabe ist im gesamten Erfassungszeitraum möglich, abgeschlossen muss sie zum Ende des Ergebniserfassungszeitraumes sein.  Auch während des Korrekturzeitraumes kann noch an allen Daten gearbeitet werden, um gegebenenfalls vergessene Datensätze oder Inhalte aufzunehmen. Nur Daten, welche mit dem Status "Freigegeben" gekennzeichnet sind, werden dann durch die DAS ausgewertet. Bei Bewohnern mit einem Ausschlussgrund gemäß den MuG, Anlage 3 erfolgt lediglich die Eingabe der Bewohnerbezogenen Daten und endet danach unmittelbar mit Auswahl des jeweiligen Grundes.

Auswertung und Feedbackbericht

Eine wohnbereichsbezogene Auswertung wird vorerst noch nicht zur Verfügung stehen; diese folgt. Die DAS gibt die Daten an die DCS zur Veröffentlichung weiter.

Seminar und Buch

Optimal auf die indikatorengestützte Qualitätsprüfungen vorbereitet werden Sie bei dem "Seminar 17 - Indikatorengestützte Qualitätsprüfungen. Die Umsetzung beginnt: Wie Sie das neue Prüfsystem erfolgreich meistern" der Vincentz Akademie. Ebenfalls sehr empfehlenswert ist das aktuelle Buch zum Thema von Michael Wipp und Ronald Richter.

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