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Verfasst von: Roman Tillmann, Diplom-Kaufmann www.rosenbaum-nagy.de

Die „Verlässliche Dienstplanung“ als Instrument zur Mitarbeiterbindung und wirtschaftlichen Personalsteuerung

11.04.2018

Die "Dienstplanung" in einem Pflegeheim ist ein mitunter komplexes Vorhaben. Eine "gute" Dienstplanung trägt nicht unwesentlich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Außerdem stellt sie das zentrale Instrument zur Personalsteuerung und damit zum Erreichen von wirtschaftlichen Zielen dar. Das oberste Ziel der Dienstplanung ist zunächst aber die Sicherstellung einer den eigenen Qualitätszielen und externen Vorgaben entsprechenden Versorgung der Bewohner. Diese Ziele gilt es durch das strategische Dienstplanmanagement dauerhaft miteinander in Einklang zu bringen – selbstverständlich nicht nur im Soll-Plan sondern auch im Ist-Plan. Wir merken in unserer Beratungstätigkeit, dass dieses Thema zunehmend an Bedeutung gewinnt und haben in unseren Projekten eine eigenen konzeptionellen Ansatz und Mix an Instrumenten entwickelt, die sogenannte "Verlässliche Dienstplanung".

Was ist mit verlässlich gemeint? Primär soll eine Verlässlichkeit für die Mitarbeiter erreicht werden, damit Arbeit und Freizeit lange im Voraus "verlässlich" geplant werden kann und das freie Wochenende auch wirklich ein freies bleibt. Ein häufiges "Holen aus dem Frei" wird von den meisten Mitarbeitern als sehr belastend empfunden. Außerdem führt die notwendige Vertretungssuche zu einem hohen Aufwand und die Vertretungslösung ist in aller Regel mit dem Entstehen von Überstunden verbunden. Verlässlich soll die Dienstplanung aber auch aus Arbeitgebersicht sein, i.S. der Einhaltung der wirtschaftlichen Ziele. In den meisten Bundesländern sind Personalschlüssel je Pflegegrad vorgegeben und Personalkosten nur in diesem Rahmen refinanziert. Ein Ziel ist daher auch die Einhaltung der Vorgaben zur Personalbemessung und -refinanzierung.

Eine "Verlässliche Dienstplanung" besteht aus unserer Sicht aus drei Säulen:

  • Bereitstellung einer ausreichenden Personalmenge kombiniert mit einer nettobasierten, belegungsabhängigen Personaleinsatzplanung und bedarfsgerechten Schichtmodellen
  • Langfristige Planung der "planbaren" Abwesenheiten wie Urlaub und Fortbildungen, idealerweise ergänzt um eine weitergehende Planung von Diensten und freien Tagen, ähnlich einer Rahmendienstplanung
  • Kurzfristiges Ausfallmanagement durch Einführung zusätzlicher Dienste als Ausfallkompensation und bedarfsgerechte Steuerung von zeitlich flexiblen Tätigkeiten
Grafik Verlässliche Dienstplanung

Die drei Säulen der "Verlässlichen Dienstplanung"

Da es sich hierbei um ein komplexes Vorhaben handelt, sollte der Entwicklungs- und Umsetzungsprozess in mehreren Etappen geplant werden. Die Einbindung der Mitarbeiter, Führungskräfte und Mitarbeitervertretung ist dabei ein zentraler Erfolgsfaktor.

Die Erarbeitung von Konzepten zur Verlässlichen Dienstplanung folgt dabei grundsätzlich der dargestellten Logik, sollte aber immer individuell auf die vorhandenen Regelungen und Instrumente einer Organisation angepasst werden. In unseren Beratungsprojekten starten wir daher stets mit einer Bestandsaufnahme, um vorhandene Regelungen, Absprachen und die Prozesse rund um die Dienstplanung zu erfassen.

In der Konzeptionsphase müssen vorhandene Regelungen angepasst, Steuerungsinstrumente etabliert und nicht selten neue Betriebs- und Dienstvereinbarungen geschlossen werden. Beispiele sind:

  • Arbeitszeitkonten: Für das Gesamtkonzept sind möglichst lange (min. 1 Jahr) Zeiträume zum Auf- und Abbau von Überstunden notwendig.
  • Disponible Tätigkeiten: Erarbeitung von Grundsätzen, wie mit den verschiebbaren Tätigkeiten umgegangen werden soll. Sie stellen im Ausfallmanagement die erste Instanz dar, sind aber üblicherweise vom Umfang her begrenzt.
  • Tage-Woche: Festlegung, ob der Personaleinsatz nach der 5-, 5,5- oder 6-Tagewoche erfolgen soll.
  • Dienstplanverantwortung: Sie sollte immer bei der Führung und nicht beim Dienstplaner selbst angesiedelt sein. Sollte sich herausstellen, dass die Dienstplanverantwortung nicht angemessen ausgefüllt wird, sind Regelungen zu erarbeiten, um diese zu verankern (z.B. in der Regelkommunikation, durch Kennzahlen).
  • Größere Dienstplaneinheiten: Eine effiziente Dienstplanung und ein funktionierendes Ausfallmanagement benötigen entsprechend große Dienstplaneinheiten.

Wichtig ist, dass das Grundprinzip der nettobasierten Personaleinsatzplanung angewendet wird, das sich ausschließlich an den zu verplanenden Anwesenheitsstunden orientiert. Eigentlich selbstverständlich – wir treffen aber immer noch Einrichtungen an, die nach dem Bruttoprinzip planen – orientiert an den vorhandenen Stellenumfängen. Die Nettoplanung arbeitet mit einer gleichbleibenden Anwesenheitszeit. Abwesenheiten werden auf Basis von Jahresdurchschnittswerten vorab abgezogen. So werden diese Abwesenheiten quasi antizipiert und es kommt nicht zu Schwankungen aufgrund von höherer oder niedrigerer Krankheits- und Urlaubsabwesenheit. So können zwar unterjährig trotzdem zeitweise Überstunden entstehen – wenn viele Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind. Diese Überstunden werden aber automatisch in Phasen mit wenig Abwesenheit wieder abgebaut.

Maßnahmen zum kurzfristigen Ausfallmanagement und die Möglichkeiten einer auf die Belange der stationären Altenhilfe abgestimmten Rahmendienstplanung stellen weitere wichtige Bausteine der "Verlässlichen Dienstplanung" dar. Dies können sogenannte Vertretungsdienste sein, die genau zu den Spitzenzeiten in den Früh- und Abendstunden über der eigentlichen Soll-Vorhaltung angesetzt werden – quasi als vorausschauende Antizipation von kurzfristigen Personalausfällen (z.B. Stand-by-Dienste, Flexidienste, Rufbereitschaft, Springer). Voraussetzung ist dabei eine gewisse Mindestgröße der Dienstplaneinheit. So ist die statistische Wahrscheinlichkeit eines Personalausfalls hinreichend groß, so dass die Vertretungsdienste in den meisten Fällen auch gebraucht werden.

Hinsichtlich der Rahmendienstplanung ist es häufig zielführend, den Grad der "Vorausplanung" nicht zu hoch anzusetzen. Auch wenn nicht alle Dienste auf Jahresfrist fest geplant sind, wird so doch eine sehr viel höhere Verlässlichkeit erreicht, als das in den meisten Einrichtungen heute der Fall ist. Mehr als eine Planung für den nächsten Monat gibt es nämlich in der Regel nicht. Trotzdem bleibt dann noch genug Freiraum, um den individuellen Mitarbeiterwünschen zu entsprechen.

Roman Tillmann (Diplom-Kaufmann, Geschäftsführender Partner bei der rosenbaum nagy unternehmensberatung GmbH), E-Mail: tillmann@rosenbaum-nagy.de, Telefon 0221 - 5 77 77 50

Weitere Informationen zur Unternehmenssteuerung nach den Pflegestärkungsgesetzen finden Sie hier: http://www.rosenbaum-nagy.de/psg-check.html 

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